Основные правила оформления документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Активировать демодоступ.

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с Национальный стандарт Российской Федерации.

2.2 Общие требования к составлению и оформлению документов

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:. Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря г. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований городов, сельских поселений , а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других. Товарный знак эмблема размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится. Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам. Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Код является элементом электронной идентификации документа. Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации". Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица".

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД , класс Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации. Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня г. В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма. Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:. Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:. Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ. Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже. Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже.

Инициалы проставляются перед фамилией:. В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:. Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций.

Такие документы адресуются обобщенно:. При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя. Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:.

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа. Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом руководителем ; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом. Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно слева, справа на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения".

Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4. Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении. Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:. Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами. Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. В документах приказе, распоряжении и т.

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят".

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л.

Правила оформления документов в делопроизводстве

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:. Требования к оформлению документов. Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23,

Общие правила составления и оформления документов

Под оформление документов специалисты — документоведы подразумевают соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений организаций и предприятий , а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, норм и требований. Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах, государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, уточнения документов с учётом специфики организационной деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных и нормативно-методических документов каждое учреждение организация, фирма устанавливает свои требования к работе с документами в уставе положении , регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе :. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие требования :.

Общие нормы и правила оформления документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом Положение об организации если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Общие правила оформления документов. Главная страница Библиотека Деловое общение Деловое общение. Поделись с друзьями.

Общие правила оформления документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Организационно-распорядительная документация. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Приказом Росстандарта от

.

.

Правила оформления документов

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Ростислав

    Ми там і так плотем налог не малий,медичне страхування,за квартиру,саітло,вода,газ,одежа, їда,коли хворієм то таблетки там ніхто безкоштовно не дає є скидки,але мінімальні,оплачуєм транспорт ще наша країна хоче здерти послєдню шкуру.Це ганьба тим хто теке зробе.Самі понакрадали мільйони,мільярди і не сплачують податків,а із заробітчанів дерти три шкури,які заробляють кровяними мозолями.Наша влада виробництво все закрила та розвалила добре,що люди в чужі краіні стикаються в пошуках роботи.Велике спасибі усім европейцям їхнім політикам,що в чужі державі дають нам змогу роботи.А наші створюють такі умови ,щоб лишали домівки ,дітей,стареньких батьків і їхали мандрувати з торбою по світу.Ганьба усім хто таке підписує.

  2. munnobogou

    Что со счетами приватбанка которые были открыты в крыму, людьми с украинской пропиской (не крымской)? Все утеряно или там растет пеня на кредитной карточке и все такое?

  3. Ксения

    Мне кажется правильное слово Пока нет )))

  4. Мокей

    Эта Украина уже для всего мира лоханутая

  5. naifullko

    Пришел в магазин мясных изделий ,после покупки попросил чек ,продавец сказала,что кассового аппарата нет.Я решил написать в книгу жалоб но ее тоже не было.Как поступать, если нет кассового аппарата и должны ли его иметь все магазины и т.п. И что делать если нет книги жалоб?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных