Требования к оформлентю кадровой документации предьявлены кем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата — зто все реквизиты документа. Многие документы имеют строго определенное число реквизитов.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления работников. Поэтому наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы.

Значению кадровой службы, ее месту в системе управления и порядку организации посвящена гл. Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется.

Но в отличие от других направлений кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования и ведение кадровой документации часто проверяется, как и ведение бухгалтерской. Эту работу выполняют сотрудники государственной инспекции труда — государственные инспекторы труда. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого имеющего дело с документами.

Акты, касающиеся работы с кадровой документацией, рассматриваются в гл. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия и каждого отдела. Ведение многих документов предписано законами, например заключение договоров, ведение кадровых, первичных учетных документов, оформление трудовой книжки и т.

При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность службы кадров. Современные требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в книге. Документы многообразны, и каждый вид документа — приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов выделено в специальную главу, однако большая часть книги посвящена специфике работы именно с кадровыми документами.

В ней учтен Трудовой кодекс, многие статьи которого освещают вопрос документирования трудовых правоотношений, и введенные Постановлением Госкомстата 5 января г. В отдельную главу выделен порядок оформления и ведения трудовых книжек. Важно организовать правильное хранение документов так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти.

Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвященная текущему хранению кадровых документов. Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами.

Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения многие из них передаются на хранение в архивы документов по личному составу. Лица, виновные в утрате или гибели кадровых документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Готовя дела к сдаче в архив, надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в гл. Конечно, как все процессы создания документов, так и все виды работ с ними рассматриваются с учетом внедрения компьютерных технологий. В книге изложены основы выбора и использования компьютерной техники, программного обеспечения с точки зрения применения их в работе службы кадров: автоматизация составления и оформления документов, ведение баз данных по личному составу, обеспечение сохранности документов в электронной форме.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них собраны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты, и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы кадров. Книга предназначена для всех работников кадровых служб. Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность за организацию хранения кадровых документов, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок организации работы служб и сотрудников, занимающихся кадровым делопроизводством.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все сотрудники кадровых служб. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению кадровой документации, должен знать каждый. Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение — кадровая служба. Она называется по разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.

Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей например, заместителю директора по кадрам. Выбор организационной формы — управление, департамент, отдел и тому подобное — зависит от многих факторов: — масштабов и места организации в системе управления; — организационно-правовой формы организации; — количества работающих; — порядка подбора кадров; — объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и др.

Например, в определенных организациях обязательна конкурсная система приема на отдельные должности, в других обязательна аттестация работников; в вышестоящей организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровыми подразделениями организаций, входящих в ее ведомство предприятий, институтов , и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур.

Различные масштабы и задачи порождают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создают управления кадров, которые могут делиться на отделы, секторы и т.

На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создается, а в организации выделяется специальный работник инспектор или менеджер по кадрам , выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Он должен быть освобожден от всех других видов деятельности. И наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря-референта секретаря , но как обособленный участок работы выполнение и этой функции должно быть отражено в должностной инструкции секретаря-референта секретаря.

Статус службы кадров конкретной организации, ее место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность закрепляются в организационно-правовом документе — положении о подразделении службе кадров.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении — документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста: — общие положения; — цели и задачи; — функции; — права и ответственность; — руководство; — взаимоотношения служебные связи ; — организация работы.

Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Напомним, что самостоятельным считается структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении руководству организации. Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: отделы, если это управление, секторы, группы и т. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации фирмы.

Учитывая, что положение действует в течение длительного периода, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления положения с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться. При наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Возглавлять службу кадров должен специалист с высшим или средним в небольших организациях образованием и определенным стажем работы. Напомним, что в настоящее время для работы в кадровой службе специалистов готовят вузы и техникумы. В конце этого раздела важно указать, что служба кадров имеет печать с обозначением своего наименования.

Цель любой службы кадров — осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих перед организацией.

С переходом к новым экономическим отношениям главной задачей большинства организаций становится получение максимальной прибыли, а выполнение этой задачи требует подбора специалистов-профессионалов высокого класса. Поэтому в задачи кадровой службы можно записать: — перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий и специальностей; — комплектование организации необходимыми кадрами высокой квалификации; — обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение; — повышение квалификации работников; — проведение регулярной аттестации; — постоянное совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала; — учет личного состава и систематический его анализ и т.

Очень важно ничего не забыть и перечислить все функции, выполняемые кадровой службой. Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба кадров имеет те права, которые в положение внесены. Например, права: — запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках; — требовать в установленных случаях предоставления соответствующих документов например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т.

Например, ответственность за неправильное оформление документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов долговременного личные дела и постоянного срока хранения в архив и т. Например: — разграничение обязанностей между заместителями и работниками службы; — согласование и подписание документов; — представление документов для назначения или освобождения от занимаемой должности работников службы; — подготовка распоряжений и указаний по вопросам, входящим в его компетенцию, и т.

Поэтому по поводу этого раздела существуют две точки зрения. Одни считают, что такой раздел должен быть в положении о структурном подразделении, и, если он есть, должностная инструкция на руководителя подразделения не составляется.

Другие считают, что такой раздел не нужен, а обязательна должностная инструкция в частности, если предприятие работает по стандарту ISO или ISO Например, служба кадров взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров.

С бухгалтерией служба кадров постоянно контактирует по вопросам оплаты труда и обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, так как на их основе производится расчет и выдача причитаемых работнику сумм. Кроме того, с бухгалтерией согласовываются прием и увольнение на должности, связанные с материальной ответственностью, заключение договоров и т.

Кадровая служба постоянно взаимодействует с юридической службой или юрисконсультом по всем сложным вопросам трудовых взаимоотношений. Тесная связь существует и со службой делопроизводства по всем вопросам документирования и организации работы с документами. Внедрение компьютерных технологий требует постоянного взаимодействия с отделом автоматизации IT-подразделением.

Как и все другие структурных подразделения, служба кадров взаимодействует с хозяйственным отделом. Помимо внутренних связей, кадровая служба постоянно контактирует с военкоматами, отделами социального обеспечения, службами занятости, миграционными службами и т.

Все эти связи фиксируются в положении и наглядно отражают информационно-документационные потоки. Раздел может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации фирмы.

Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы кадров, например ненормированный рабочий день, частые командировки и т. Заканчивается положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто связано с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.

Даже краткое изложение содержания положения о службе кадров показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения.

Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения. Положение действует до замены его новым. Оформляется положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем организации фирмы. Имея положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, можно определить общий объем работ и соответственно ему установить должностной и численный состав службы кадров.

Порядок применения этого справочника утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от К категории руководителей, занимающихся кадровыми вопросами, могут быть отнесены: — заместитель директора по управлению персоналом; — начальник отдела кадров; — менеджер по персоналу; — начальник отдела подготовки кадров. К должностям специалистов отнесены: — инженер по организации труда; — инженер по подготовке кадров; — инспектор по кадрам; — специалист по кадрам; — техник по труду; — экономист по труду.

Техническими специалистами являются: — дежурный бюро пропусков; — табельщик. Сегодня в крупных компаниях и фирмах в отборе персонала участвуют психологи и социологи, которые вводятся в постоянный штат кадровых служб. В их задачу входит не только проведение тестирования при поступлении на работу, но и разрешение конфликтных ситуаций в организации, создание благоприятной психологической атмосферы в офисе.

Численность работников службы напрямую зависит от трудоемкости выполняемых работ, то есть времени, которое будет затрачиваться на ту или иную операцию. Типовые затраты рабочего времени на различные виды работ были определены Центральным бюро нормативов по труду Минтруда при участии многих министерств и ведомств. Уже в г.

Требования к оформлению кадровой документации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Простым индивидуальным называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса. Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы, в каждой строке не должно быть более 28 печатных знаков, количество строк заголовка не должно превышать пяти.

Кадровое делопроизводство

Требования к оформлению кадровой документации. Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля г. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа.

Требования к оформлентю кадровой документации предьявлены кем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Заключение внешнеторговой сделки представляет собой коммерческую деятельность, связанную с отысканием зарубежного партнера, установлением с ним контакта, подготовкой и проведением переговоров о заключении сделки, ее оформлением и исполнением. Операции по заключению внешнеторговых сделок включают в себя четыре стадии, которые условно можно выразить следующим образом:. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Простым индивидуальным называется приказ, если он касается одного лица.

Основным требования к оформлению кадровой документации в организации предъявлены кем

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления работников. Поэтому наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы. Значению кадровой службы, ее месту в системе управления и порядку организации посвящена гл. Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Требования к оформлению кадровой документации. Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля г. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу.

Российский бухгалтер, N 7, год Елена Иванова, эксперт журнала. В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников данной организации. Это требование к кадровому учету любой организации определено прежде всего в нормах ТК РФ. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье. В соответствии с положениями статьи 11 Федерального закона от 27 июля года N ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Документирование информации в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Ульян

    Или если на другую карту, но в переписке есть просьба перевести на данную карту

  2. partgefe

    Что за это мне грозит?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных